Power BI là gì? Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng Power BI

Trong thời đại dữ liệu lên ngôi, việc ra quyết định kinh doanh không thể chỉ dựa vào cảm tính mà cần dựa trên những con số cụ thể, trực quan và dễ hiểu. Đây chính là lý do vì sao Power BI – công cụ phân tích và trực quan hóa dữ liệu của Microsoft – ngày càng được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Với khả năng tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, phân tích theo thời gian thực và trình bày dưới dạng biểu đồ sinh động, Power BI giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình hoạt động và đưa ra quyết định chính xác, kịp thời.

Power BI là gì?

Power BI là một bộ công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ do Microsoft phát triển, cho phép người dùng kết nối, trực quan hóa và chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng. Đây là giải pháp Business Intelligence (BI) giúp các cá nhân và doanh nghiệp chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin chi tiết có giá trị, phục vụ quá trình ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Các thành phần chính của Power BI

Power BI bao gồm nhiều thành phần, giúp tạo nên một hệ sinh thái phân tích dữ liệu toàn diện và linh hoạt:

Power BI Desktop

Power BI Desktop là công cụ làm việc chính dành cho các nhà phân tích dữ liệu. Đây là ứng dụng miễn phí chạy trên máy tính, cho phép người dùng kết nối tới nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, xử lý và trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ, bảng và bản đồ.

Ngoài ra, Power BI Desktop hỗ trợ viết các công thức phức tạp thông qua ngôn ngữ DAX và xử lý dữ liệu đầu vào bằng Power Query. Các báo cáo sau khi được xây dựng trên đây có thể xuất bản lên nền tảng Power BI trực tuyến để chia sẻ và cộng tác.

Power BI Service

Power BI Service, hay còn gọi là Power BI Online, là nền tảng chạy trên đám mây của Microsoft, nơi người dùng có thể xuất bản, chia sẻ và truy cập báo cáo từ bất cứ đâu.

Đây là thành phần quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý báo cáo tập trung, phân quyền truy cập cho các phòng ban và lên lịch làm mới dữ liệu định kỳ. Giao diện trực quan và tính năng cộng tác mạnh mẽ giúp các nhóm làm việc ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Power BI Mobile

Power BI Mobile là ứng dụng dành cho điện thoại và máy tính bảng, hỗ trợ người dùng theo dõi các báo cáo và dashboard mọi lúc, mọi nơi. Nhờ khả năng truy cập nhanh chóng và cảnh báo theo thời gian thực, Power BI Mobile đặc biệt hữu ích cho các nhà quản lý và nhân sự thường xuyên di chuyển, cần cập nhật dữ liệu liên tục để đưa ra quyết định tức thì.

Các tính năng vượt trội của Power BI

Kết nối đa nguồn dữ liệu linh hoạt

Power BI hỗ trợ kết nối với hơn 100 nguồn dữ liệu khác nhau như Excel, SQL Server, Google Analytics, Salesforce, hệ thống ERP, dữ liệu web API,... Doanh nghiệp có thể tổng hợp toàn bộ dữ liệu rải rác về một nơi để phân tích tổng thể, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong khâu tổng hợp báo cáo.

Trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ

Người dùng có thể dễ dàng tạo biểu đồ, bảng tổng hợp, bản đồ và dashboard tương tác chỉ bằng thao tác kéo – thả. Các biểu diễn trực quan sinh động giúp việc đọc hiểu dữ liệu trở nên dễ dàng, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác, nhanh chóng.

Phân tích nâng cao bằng DAX và Power Query

Power BI cho phép xây dựng các phép tính phức tạp, KPI tùy chỉnh và công thức logic bằng ngôn ngữ DAX. Bên cạnh đó, công cụ Power Query giúp xử lý dữ liệu đầu vào – như lọc, chuyển đổi định dạng, gộp dữ liệu – một cách trực quan mà không cần viết mã.

Cập nhật dữ liệu thời gian thực (Real-time)

Các báo cáo có thể được cập nhật liên tục khi có dữ liệu mới từ hệ thống nguồn. Việc làm mới dữ liệu tự động theo lịch hoặc theo sự kiện giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh theo thời gian thực, không cần thao tác thủ công.

Chia sẻ và cộng tác dễ dàng, bảo mật cao

Thông qua Power BI Service, doanh nghiệp có thể chia sẻ báo cáo cho từng cá nhân, nhóm hoặc đối tác với các quyền truy cập riêng biệt. Việc cộng tác, phản hồi, và theo dõi dữ liệu diễn ra liền mạch trong môi trường bảo mật cao.

Tương thích đa nền tảng (Web – Mobile – App)

Power BI hỗ trợ xem và tương tác với báo cáo trên nhiều thiết bị như máy tính, trình duyệt, điện thoại và máy tính bảng. Ứng dụng di động của Power BI giúp nhà quản lý cập nhật dữ liệu mọi lúc, mọi nơi và nhận cảnh báo theo thời gian thực.

Dễ dàng mở rộng quy mô và tích hợp hệ sinh thái Microsoft

Power BI có thể triển khai linh hoạt từ nhóm nhỏ đến toàn doanh nghiệp, đồng thời tích hợp sâu với các nền tảng như Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive và Azure. Điều này tạo nên một môi trường làm việc thống nhất, liền mạch và dễ mở rộng.

Những hạn chế của Power BI

Dù Power BI là một công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ và phổ biến, nó vẫn còn tồn tại một số điểm hạn chế nhất định, đặc biệt khi áp dụng trong môi trường doanh nghiệp lớn hoặc xử lý dữ liệu phức tạp:

Giới hạn về dung lượng dữ liệu và hiệu suất

Phiên bản Power BI miễn phí hoặc Pro giới hạn kích thước dữ liệu trên mỗi tập dữ liệu (~1 GB). Khi làm việc với tập dữ liệu lớn hoặc phức tạp, người dùng dễ gặp phải tình trạng chậm, lag hoặc bị giới hạn tài nguyên. Để vượt qua, doanh nghiệp buộc phải nâng cấp lên Power BI Premium – đi kèm chi phí cao.

Độ phức tạp khi xử lý dữ liệu nâng cao

Dù Power BI hỗ trợ các công cụ như Power Query và DAX, nhưng để xử lý logic phức tạp, người dùng cần có kiến thức chuyên sâu về ngôn ngữ này. Đối với người mới hoặc không chuyên về dữ liệu, việc học DAX có thể khá khó khăn và dễ gây sai sót trong tính toán.

Hạn chế trong tuỳ biến giao diện nâng cao

Power BI cung cấp nhiều mẫu biểu đồ nhưng vẫn có giới hạn về khả năng tùy biến sâu như thiết kế pixel-perfect hoặc giao diện động phức tạp (so với Tableau hoặc các công cụ BI cao cấp khác). Việc thiết kế dashboard "theo chuẩn thương hiệu" có thể gặp khó khăn nếu không dùng thêm công cụ hỗ trợ bên ngoài.

Phụ thuộc vào hệ sinh thái Microsoft

Power BI tích hợp rất tốt với các dịch vụ như Excel, Azure, Teams… Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng hệ sinh thái khác như Google Workspace hoặc các nền tảng mã nguồn mở, việc tích hợp có thể khó khăn hơn, đòi hỏi cấu hình và lập trình bổ sung.

Khó kiểm soát version và quản trị report khi quy mô lớn

Khi số lượng báo cáo, dashboard và người dùng tăng lên, việc kiểm soát phiên bản, phân quyền chi tiết, hay tổ chức thư mục báo cáo trở nên phức tạp. Power BI chưa cung cấp công cụ quản lý version rõ ràng như Git hoặc hệ thống quản trị dự án chuyên dụng.

Chi phí cao khi mở rộng quy mô doanh nghiệp

Mặc dù Power BI có phiên bản miễn phí, nhưng để sử dụng các tính năng nâng cao như phân bổ tài nguyên, AI, xử lý tập dữ liệu lớn, hoặc chia sẻ không giới hạn trong tổ chức, doanh nghiệp phải sử dụng Power BI Premium – có chi phí khá cao theo số lượng người dùng hoặc dung lượng dữ liệu.

So sánh Power BI với các công cụ Business Intelligence khác

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết Power BI với các công cụ Business Intelligence (BI) phổ biến khác trên thị trường hiện nay: Tableau, Google Looker (trước đây là Looker Studio) và Qlik Sense

Kết luận

Power BI là giải pháp phân tích dữ liệu mạnh mẽ, dễ sử dụng và linh hoạt, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Với khả năng kết nối dữ liệu đa nguồn, trực quan hóa sinh động và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, Power BI đang trở thành công cụ không thể thiếu trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp hiện đại

Liên hệ đội ngũ chuyên gia Growstack

Đọc thêm:

• Tổng hợp các phần mềm Saas tốt nhất theo từng ngành
• Bỏ túi 10 cách giữ chân khách hàng hiệu quả dành cho doanh nghiệp
• Nghiên cứu thị trường là gì? Top 10 phương pháp nghiên cứu thị trường phổ biến nhất